La segreteria è già al telefono.
YouZen può occuparsi delle richieste di appuntamento mentre il personale segue chi è in studio.
YOUZEN PER AMBULATORI
Più attenzione
a chi hai davanti.
Rispondiamo alle chiamate, fissiamo visite e controlli, gestiamo gli spostamenti. Tu continui a seguire la persona che hai davanti.
Segreteria telefonica AI, agenda e comunicazioni per il tuo studio.
SUCCEDE OGNI GIORNO
Una visita in corso.
Il telefono che insiste.
Qualcuno vuole prenotare. Un altro deve spostare il controllo. In mezzo, le domande sugli orari. Sono richieste importanti, ma non devono interrompere tutte la visita.
Lo studio ha chiuso per la pausa.
Chi chiama può ricevere informazioni e trovare un orario fra quelli disponibili in agenda.
Un appuntamento cambia.
La modifica viene riportata in agenda e comunicata attraverso le notifiche che hai attivato.
LE FUNZIONI DELLA SEGRETERIA
Dalla prima chiamata
all’appuntamento in agenda.
Configuriamo YouZen sulle attività prenotabili, le disponibilità e le risposte del tuo studio.
Rispondiamo alle telefonate.
Accogliamo chi chiama, capiamo se vuole prenotare, modificare un appuntamento o chiedere informazioni. Anche fuori dall’orario della segreteria.
Prenotiamo visite e controlli.
Verifichiamo gli spazi disponibili per il tipo di appuntamento richiesto. Riepiloghiamo giorno e ora, poi registriamo la prenotazione dopo la conferma.
Gestiamo cambi e disdette.
Ritroviamo l’appuntamento e seguiamo le regole del tuo studio per spostarlo o annullarlo. Il calendario viene aggiornato.
Mandiamo conferme e promemoria.
I messaggi WhatsApp riportano giorno e ora. Puoi scegliere quali inviare e quanto prima ricordare l’appuntamento.
Diamo le informazioni dello studio.
Orari, indirizzo e indicazioni organizzative: rispondiamo usando le informazioni concordate con te, senza far ripetere tutto alla segreteria.
Ti lasciamo un quadro della giornata.
Appuntamenti, contatti e chiamate restano consultabili nel pannello. Con i riepiloghi attivi trovi anche il motivo della telefonata e il suo esito.
AGENDA SU MISURA
Ogni appuntamento
ha il suo tempo.
Una prima visita e un controllo possono avere durate diverse. Definisci le tipologie di appuntamento e il tempo da riservare; YouZen cerca uno spazio adatto.
- Tipologie di appuntamento con descrizione e durata.
- Fasce di apertura e pause della giornata.
- Chiusure straordinarie, ferie e giorni fuori studio.
- Regole su quanto prima si può prenotare o disdire.
ESEMPIO DI CONFIGURAZIONE
Gli appuntamenti dello studio
Prima visitaTempo riservato in agenda
40 minControlloTempo riservato in agenda
20 minLunedì09:00–13:0015:00–18:00
Pausa 13:00–15:00Fuori dalle fasce prenotabili
Tipi di visita, durate e orari sono illustrativi. Si configurano per il tuo studio.
WHATSAPP, AL MOMENTO GIUSTO
La conferma arriva.
Il promemoria anche.
Una telefonata finisce, ma giorno e ora possono essere dimenticati. I messaggi aiutano a ritrovare i dettagli senza dover richiamare lo studio.
- Conferma dell’appuntamento appena preso.
- Promemoria con anticipo configurabile.
- Avviso quando un appuntamento cambia o viene annullato.
- Notifiche al titolare, selezionabili per tipo di evento.
Scegli quali notifiche attivare per i pazienti e quali ricevere tu.
IL PANNELLO DELLO STUDIO
Apri l’agenda.
Ritrovi il filo.
Puoi passare dagli appuntamenti alle chiamate e verificare lo stato dei messaggi. Qui sotto puoi esplorare una rappresentazione delle funzioni.
YouZen / Studio EsempioESEMPIO ILLUSTRATIVO · DATI FITTIZIGIOVEDÌ · GIORNATA DI ESEMPIO
Gli appuntamenti, in ordine.
Prima visitaGiulia R. · 40 minuti
ConfermatoControlloMarco L. · 20 minuti
ConfermatoPausa dello studioRipresa appuntamenti alle 15:00
Non prenotabileControlloAnna B. · 20 minuti
SpostatoVista giornaliera o settimanale, filtri per tipo di appuntamento e stato.
RIEPILOGHI DI ESEMPIO
Chi ha chiamato e perché.
Prenotazione
Giulia R. ha richiesto una prima visita.
Appuntamento confermato per giovedì alle 09:00. Durata prevista: 40 minuti.
Spostamento
Anna B. ha chiesto un nuovo orario.
Il controllo è stato spostato a giovedì alle 15:30.
Informazioni
Una persona ha chiesto l’orario di apertura.
Sono state comunicate le fasce previste dallo studio.
I riepiloghi sono disponibili con la relativa funzione attivata.
NOTIFICHE DI ESEMPIO
Controlli anche i messaggi.
Conferma appuntamentoGiulia R. · Prima visita, giovedì 09:00
InviatoPromemoriaMarco L. · Controllo, giovedì 10:00
ProgrammatoModifica appuntamentoAnna B. · Nuovo orario, giovedì 15:30
InviatoIl pannello distingue i messaggi in attesa, inviati o da verificare.
Recapiti e storico degli appuntamenti.
Ritrovi il contatto e le prenotazioni associate, senza cercare fra appunti sparsi. La scheda organizzativa non è una cartella clinica.
Google Calendar, quando collegato.
Con l’integrazione attivata, gli appuntamenti vengono sincronizzati e gli impegni del calendario contribuiscono alla disponibilità. Verifichiamo insieme il collegamento prima di partire.
LO STESSO IMPREVISTO, DUE PERCORSI
«Devo spostare
l’appuntamento di domani.»
TUTTO A MANO
- La telefonata interrompe la visita o resta senza risposta.
- La segreteria deve ritrovare la prenotazione e controllare l’agenda.
- Il nuovo orario va annotato e comunicato.
CON YOUZEN CONFIGURATO
- Ascoltiamo la richiesta e ritroviamo l’appuntamento.
- Verifichiamo un’alternativa che rispetti disponibilità e regole.
- Dopo la conferma aggiorniamo l’agenda e le notifiche attive.
COME SI PARTE
Prima conosciamo lo studio.
Poi proviamo le chiamate.
Definiamo cosa prenotare.
Tipi di appuntamento, durate, informazioni da comunicare e richieste da lasciare alla segreteria.
Impostiamo agenda e messaggi.
Disponibilità, pause, chiusure, preavviso per le disdette e notifiche da attivare.
Facciamo le prove insieme.
Una nuova visita, un cambio orario, una disdetta e una richiesta di informazioni. Controlliamo il percorso prima dell’attivazione.
LE DOMANDE DELLO STUDIO
Come si adatta
al tuo ambulatorio?
Posso distinguere prime visite e controlli?
Sì. Le tipologie di appuntamento possono avere una descrizione e una durata propria. Durante la configurazione definiamo quali attività si possono prenotare e quanto spazio devono occupare.
Gestisce anche spostamenti e disdette?
Sì. Le richieste seguono la disponibilità e il preavviso impostato dallo studio. Quando la modifica viene confermata, l’agenda si aggiorna e partono le notifiche abilitate.
Posso scegliere i promemoria WhatsApp?
Puoi attivare conferme, promemoria, avvisi di modifica e di cancellazione. Si definisce l’anticipo del promemoria e si scelgono separatamente le notifiche per il paziente e quelle per il titolare.
Devo cambiare il calendario che uso?
Puoi collegare Google Calendar: attiviamo e verifichiamo l’integrazione sul tuo account. Se usi un gestionale sanitario diverso, controlliamo insieme la compatibilità prima di proporti un collegamento.
Può affiancare una segreteria che c’è già?
Sì. Definiamo insieme quando far rispondere YouZen e quali richieste affidargli. Il personale dello studio continua a seguire l’accoglienza e le situazioni che richiedono attenzione diretta.
E se lavorano più specialisti nello stesso ambulatorio?
Esaminiamo le agende, le durate e le regole di assegnazione prima di proporti una configurazione. La gestione di più specialisti va valutata sul tuo caso, senza confonderla con l’agenda di un singolo studio.
Gestisce anche referti e valutazioni cliniche?
La proposta riguarda la segreteria: appuntamenti, informazioni organizzative e comunicazioni. Non sostituisce la cartella clinica o il lavoro del professionista sanitario.
Quanto costa per il mio studio?
Il costo dipende dal pacchetto di minuti e dalle opzioni scelte. Nel listino con calcolatore trovi i prezzi; insieme possiamo stimare un pacchetto in base alle telefonate che ricevi.
SENTIAMOCI
Facciamo una prova
con il tuo ambulatorio.
Porta un caso reale: una prenotazione, una modifica, una domanda che ricevi spesso. Partiamo da lì.
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